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Dans le cadre de leurs recrutements, les SIAE sont amenées à collecter et traiter des données personnelles des candidats : identité, adresse, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, situation familiale,  bénéficiaire d’aides sociales, RIB, permis de conduire, ayants droits, etc...

Gardez à l'esprit qu'aucune information concernant un candidat à l'embauche ou un futur employé ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été préalablement porté à sa connaissance.

Vous êtes également  tenus d’informer vos institutions représentatives du personnel (DP, DUP, ou CSE) ainsi que le candidat à l’embauche des techniques d’aide au recrutement employées et/ou des fichiers de gestion du personnel.

Vous devez informer le candidat de :

L’identité du responsable du fichier (service RH) ;
> L’objectif poursuivi (gestion des candidatures ou gestion du personnel, accès à l’agrément IAE) ;
> La base légale du dispositif ( pour les salariés en insertion l’article L 5132-1) ;
> Caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
> Des destinataires des informations ;
> La durée de conservation des données ;
> Des conditions d’exercice de son droit d’opposition, d’accès et de rectification ;
> La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Tout candidat peut, sur simple demande, obtenir une copie des données qui le concernent. 

Lorsqu’un candidat n’est pas retenu, l’employeur doit l’informer du fait qu’il souhaite conserver son dossier de candidature, afin de lui laisser la possibilité d’en demander la destruction.

Dès lors que le candidat ne demande pas la destruction de son dossier, les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact. Seul l’accord formel du candidat permet une conservation plus longue.